RUANG LINGKUP ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

1. Menganalisis Peraturan Kepegawaian yang Berlaku

A. Tujuan

Setelah selesai mengikuti Kegiatan tentang menganalisis peraturan kepegawaian yang berlaku ini, diharapkan peserta pelatihan mampu:

1 Memahami perubahan / penggantian Undang Undang Nomor 43 Tahun 1999Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian dengan Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara dengan seksama.

2.Menjelaskan prinsip dasar Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 TentangAparatur Sipil Negara secara lugas.

3.         Menganalisis Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 Pasal 3 mengenai Prinsip Aparatur Sipil Negara secara bijak dan cermat.

4 Membandingkan Jenis, Status dan Kedudukan Aparatur Sipil Negara (ASN)dalam Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 Pasal 6 dengan Undang Undang Nomor 43 Tahun 1999 dengan teliti.B. Indikator Pencapaian Kompetensi

1. Memahami perubahan / penggantian Undang Undang Nomor 43 Tahun
1999 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian dengan Undang Undang
Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara.
2. Menjelaskan prinsip dasar Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014
Tentang Aparatur Sipil Negara.
3. Menyebutkan ketentuan umum mengenai kepegawaian dalam Undang
Undang Nomor 5 Tahun 2014.
4. Menganalisis Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 Pasal 3 mengenai
Prinsip Aparatur Sipil Negara.
5. Penggantian UU No. 43 Tahun 1999 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian
dengan UU No. 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara (ASN)
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
2 Ruang Lingkup Administrasi Pegawai
C. URAIAN MATERI
Undang Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian yang telah diubah dengan Undang Undang No 43 Tahun
1999 dinilai sudah tidak sesuai dengan tuntutan nasional dan tantangan
global, sehingga perlu diganti lagi dengan Undang Undang yang baru.
Oleh karena itu pada tanggal 19 Desember 2013, Dewan Perwakilan
Rakyat Republik Indonesia mengajukan Rancangan Undang Undang
Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) yang disetujui
oleh Presiden Republik Indonesia dan secara resmi mulai berlaku pada
tanggal 15 Januari 2014.
Adapun tujuan dari Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang
Aparatur Sipil Negara ini adalah sebagai berikut :
1. Independensi dan Netralitas
2. Kompetensi
3. Kinerja/ Produktivitas Kerja
4. Integritas
5. Kesejahteraan
6. Kualitas Pelayanan Publik
7. Pengawasan dan Akuntabilitas
1. Prinsip Dasar Undang Undang Aparatur Sipil Negara (ASN)
Prinsip Dasar Undang Undang Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah
memberlakukan Sistem Merit.
2. Jenis, Status dan Kedudukan Aparatur Sipil Negara (ASN) Menurut
UU No. 5 Tahun 2014 Pasal 6 :
Berdasarkan Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 Pasal 6, Pegawai
ASN terdiri atas :
• Pegawai Negeri Sipil (PNS) :
Yaitu Pegawai ASN yang diangkat sebagai pegawai tetap oleh Pejabat
Pembina Kepegawaian dan memiliki nomor induk pegawai secara
nasional.
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
Ruang Lingkup Administrasi Pegawai 3
• Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) :
Yaitu Pegawai ASN yang diangkat sebagai pegawai dengan perjanjian
kerja oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan kebutuhan
Iinstansi pemerintah dan ketentuan Undang Undang ini
D. Aktivitas pembelajaran
Buatlah Kelompok yang terdiri dari 4 orang. Dan diskusikanlah tentang
Mengapa UU kepegawaian penting untuk pegawai negeri.
E. LATIHAN /TUGAS
Soal 1: Pilihan Ganda
1. Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara
(ASN) merupakan pengganti dari ….
a. Undang Undang Nomor 8 Tahun 1999
b. Undang Undang Nomor 43 Tahun 1999
c. Undang Undang Nomor 43 Tahun 1974
d. Undang Undang Nomor 8 Tahun 1974
e. Undang Undang Nomor 8 Tahun 1994
2. Menurut UU No. 5 Tahun 2014, profesi bagi pegawai negeri sipil dan
pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada
instansi pemerintah, dinamakan ….
a. Pegawai Aparatur Sipil Negara
b. Pegawai Negeri Sipil
c. Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja
d. Aparatur Sipil Negara
e. Manajemen Aparatur Sipil Negara
3. Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) adalah ….
a. Pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh pejabat
pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan
pemerintahan.
b. Warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat
sebagai Pegawai ASN secara tetap untuk menduduki jabatan
pemerintahan.
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
4 Ruang Lingkup Administrasi Pegawai
c. Warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, yang diangkat
berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu dalam rangka
melaksanakan tugas pemerintahan.
d. Profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemeriintah yang diangkat
oleh pejabat pembina kepegawaian.
e. Pegawai ASN yang diangkat secara tetap sebagai pejabat pembina
kepegawaian.
4. Pegawai ASN yang menduduki Jabatan Administrasi pada instansi pemerintah,
dinamakan ….
a. Pejabat Pembina Kepegawaian
b. Pejabat Fungsional
c. Pegawai Negeri Sipil
d. Pegawai Aparatur Sipil Negara
e. Pejabat Administrasi
5. Pegawai ASN yang menduduki Jabatan Pimpinan Tinggi, maka dinamakan ….
a. Pejabat Pimpinan Tinggi
b. Jabatan Pimpinan Tinggi
c. Pejabat Pembina Kepegawaian
d. Pejabat Fungsional
e. Pejabat Administrasi
6. Berikut ini, yang tidak termasuk kedalam hak yang dapat diperoleh Pegawai
Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK), adalah …
a. gaji dan tunjangan;
b. cuti;
c. fasilitas
d. perlindungan;
e. pengembangan kompetensi
7. Berdasarkan Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 Pasal 6, Pegawai ASN yang
diangkat sebagai pegawai tetap oleh Pejabat Pembina Kepegawaian dan
memiliki nomor induk pegawai secara nasional, disebut …
a. Pegawai ASN
b. PNS
c. Pejabat Pemerintah
d. Pegawai pemerintah
e. Pegawai honorer
8. Berikut ini yang tidak termasuk kewajiban – kewajiban Pegawai ASN menurut
Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 Pasal 23, adalah …
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
Ruang Lingkup Administrasi Pegawai 5
a. setia dan taat pada Pancasila, UUD 1945, Negara Kesatuan Republik
Indonesia, dan pemerintah yang sah;
b. menjaga persatuan dan kesatuan bangsa;
c. melaksanakan kebijakan yang dirumuskan pejabat pemerintah yang
berwenang;
d. menaati ketentuan peraturan perundang-undangan;
e. bersedia ditempatkan di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik
Indonesia kecuali Papua
9. Hak dan kewajiban PNS terapat dalam Undang Undang ASN No. 5 Tahun 2014
Pasal …
a. Pasal 21 dan 22
b. Pasal 21 dan 23
c. Pasal 22 dan 23
d. Pasal 23 dan 24
e. Pasal 22 dan 24
10. Jenis, Status dan Kedudukan Aparatur Sipil Negara (ASN) terdapat dalam
Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 Pasal …
a. Pasal 3
b. Pasal 4
c. Pasal 5
d. Pasal 6
e. Pasal 7
F. Rangkuman
1. Penggantian UU No. 43 Tahun 1999 Tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian dengan UU No. 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil
Negara (ASN)
2. Prinsip Dasar Undang Undang Aparatur Sipil Negara (ASN)
Prinsip Dasar Undang Undang Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah
memberlakukan Sistem Merit, yaitu kebijakan dan Manajemen ASN yang
berdasarkan pada kualifikasi,
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
6 Ruang Lingkup Administrasi Pegawai
3. Jenis, Status dan Kedudukan Aparatur Sipil Negara (ASN) Menurut
Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 Pasal 6 :
Berdasarkan Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 Pasal 6, Pegawai
ASN terdiri atas Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Pemerintah
dengan Perjanjian Kerja (PPPK).
Kewajiban – kewajiban Pegawai ASN menurut Undang Undang Nomor
5 Tahun 2014 Pasal 23, adalah : setia dan taat pada Pancasila, UUD
1945, Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan pemerintah yang sah;
menjaga persatuan dan kesatuan bangsa
Kunci Jawaban Latihan Soal 1: Pilihan Ganda
1. B 2. D. 3.C. 4.E. 5.A. 6.C.7. B.E. 9.B.10.D
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
Ruang Lingkup Administrasi Pegawai 7
2. Melakukan Analisis Jabatan
A. Tujuan
Setelah selesai mengikuti Kegiatan tentang Melakukan Analisis Jabatan ini,
diharapkan peserta pelatihan mampu:
1. Memahami definisi analisis jabatan dengan benar.
2. Mendeskripsikan tujuan analisis jabatan secara lugas.
3. Menerangkan fungsi analisis jabatan dengan baik.
4. Mengurutkan proses analisis jabatan dengan benar.
B. Indikator Pencapaian Kompetensi
1. Memahami definisi analisis jabatan
2. Mendeskripsikan tujuan analisis jabatan
3. Menerangkan fungsi analisis jabatan.
4. Mengurutkan proses analisis jabatan
C. Uraian Materi
1. Definisi Analisis Jabatan
Analisis jabatan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji,
mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang
lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik
(Sastrohadiwiryo, 2002:127).
Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan
sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan
dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Analisis
jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan,
mengevaluasi, dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan, dimana
hasilnya meliputi uraian jabatan (job description) dan syarat jabatan (job
specification).
Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang
dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus
dibuatkan stafnya, Analisis pekerjaan memberikan informasi yang
digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
8 Ruang Lingkup Administrasi Pegawai
pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus
dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut.
2. Tujuan Analisis Jabatan
Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja.
Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis
pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan.
Adapun tujuan analisis jabatan yaitu :
1) Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat,
2) Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja,
3) Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif
Disebutkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor
35 Tahun 2012 Tentang Analisis Jabatan Di lingkungan Kementerian Dalam
Negeri Dan Pemerintah Daerah pada BAB II Pasal 3, bahwa tujuan analisis
jabatan untuk penyusunan kebijakan program–program seperti:
a. pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan.
b. perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan; dan
c. evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan,
kepegawaian, ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan
dan pelatihan.
3. Fungsi Analisis Jabatan
Analisis jabatan, di samping menghasilkan uraian dan spesifikasi jabatan,
juga memiliki fungsi lain, yaitu :
1) Pengadaan tenaga kerja :
Spesifikasi jabatan merupakan standart personilia yang digunakan
sebagai pembanding para calon tenaga kerja. Isi spesifikasi jabatan akan
memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya.
2) Pelatihan:
Isi uraian tugas dan pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar untuk
mengambil keputusan, khususnya dalam hal program pelatihan dan
pengembangan sumber daya manusia.
3) Evaluasi kinerja:
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
Ruang Lingkup Administrasi Pegawai 9
Persyaratan-persyaratan dan uraian jabatan dapat dinilai sebagai dasar
untuk menentukan nilai pegawai dalam pemberian kompensansi yang
layak.
4) Penilaian prestasi:
Untuk menentukan apakah pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik
maka deskripsi jabatan akan sangat membantu untuk pemilihan sasaran
pekerjaan.
5) Promosi dan transfer pegawai:
Informasi dan data pegawai akan membantu proses pengambilan
keputusan sebagai dasar program promosi dan transfer pegawai.
Latihan
Buatlah kelompok 4 atau 5 orang kemudian diskusikan tentang
pentingnya analisis jabatan pada suatu organisasi.
D. Rangkuman
1. Definisi Analisis Jabatan
Menurut Sastrohadiwiryo (2002:127), analisis pekerjaan dapat diartikan
sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan,
mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara
sistematis dan sistemik.
Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang
dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus
dibuatkan stafnya, dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk
posisi-posisi tersebut.
2. Tujuan Analisis Jabatan
Menurut Sastrohadiwiryo, tujuan analisis pekerjaan yaitu :
1) Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat;
2) Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja;
3) Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif.
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
10 Ruang Lingkup Administrasi Pegawai
E. Umpan Balik dan Tindak Lanjut
Cocokkan jawaban Anda dengan kunci jawaban tes formatif yang ada di
bagian akhir modul ini. Ukurlah tingkat penguasaan materi Kegiatan
Pembelajaran 2 dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
Arti tingkat penguasaan yang diperoleh adalah :
Baik Sekali : 90 – 100% Cukup 70 - 79
Baik : 80 – 89% Kurang 60 - 69
Bila tingkat penguasaan mencapai 80% ke atas, silahkan Anda
melanjutkan ke Kegiatan Pembelajaran 3. Akan tetapi jika tingkat
penguasaan dibawah 80%, Anda harus kembali mempelajari Kegiatan
Pembelajaran 2 terutama pada materi yang belum dikuasai.
F. Kunci Jawaban
Analisis jabatan penting dilakukan oleh organisasi untuk mengetahui jabatan
yang ada, orang yang akan mengisi jabatan,tugas dan peran jabatan dalam
organisasi.
Tingkat penguasaan = (Jumlah jawaban benar : 15) x 100%
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
Ruang Lingkup Administrasi Pegawai 11
3. Merencanakan Kebutuhan Pegawai
A. Tujuan
Setelah selesai mengikuti Kegiatan tentang Merencanakan Kebutuhan
Pegawai ini, diharapkan peserta pelatihan mampu :
1. Memahami definisi analisis kebutuhan pegawai dan formasi pegawai dengan
baik.
2. Mengidentifikasi prinsip-prinsip penyusunan formasi dengan teliti.
3. Menjelaskan jenis-jenis sistem penyusunan formasi secara lugas.
4. Memaparkan kriteria analisis kebutuhan pegawai dengan benar.
5. Menganalisis perencanaan sumber daya manusia dengan cermat.
6. Menyebutkan manfaat perencanaan sumber daya manusia dengan benar.
B. Indikator Pencapaian Kompetensi
1. Memahami definisi analisis kebutuhan pegawai dan formasi pegawai.
2. Mengidentifikasi prinsip-prinsip penyusunan formasi.
3. Menjelaskan jenis-jenis sistem penyusunan formasi.
4. Memaparkan kriteria analisis kebutuhan pegawai.
5. Menganalisis perencanaan sumber daya manusia
6. Menyebutkan manfaat perencanaan sumber daya manusia.
C. Uraian Materi
1. Definisi Analisis Kebutuhan Pegawai dan Formasi Pegawai
Analisis kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara
logis dan teratur dari segala dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan
untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri
Sipil yang diperlukan
Organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai
tujuan, organisasi harus menyesuaikan diri dengan perkembangan
tugas pokok yang harus dilaksanakan. Karena tugas pokok dapat
berkembang dari waktu ke waktu, maka jumlah dan mutu pegawai yang
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
12 Ruang Lingkup Administrasi Pegawai
diperlukan harus selalu disesuaikan dengan perkembangan tugas
pokok
Kebutuhan pegawai baik di perusahaan swasta maupun di lingkungan
Dinas Pemerintahan akan selalu bertambah seiring berkembangnya
institusi yang menaungi Buatlah kelompok kerja yang beranggotakan 4
– 5 orang secara acak.
2. Carilah di internet peraturan-peraturan pemerintah yang dapat dijadikan
acuan untuk melakukan perencanaan kebutuhan pegawai.
3. Analisislah peraturan-peraturan pemerintah tersebut dan buatlah
kesimpulannya.
Perkembangan perusahaan/institusi ini tak pelak membutuhkan
pegawai baru yang mengisi unit bagian yang semakin banyak.
Prinsip dan Sistem Penyusunan Formasi
Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip
sebagai berikut:
a. setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban
kerjanya.
b. setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi
atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang
lowong.
c. selama beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai
tidak berubah.
2. Kriteria Analisis Kebutuhan Pegawai
Analisis kebutuhan pegawai dilakukan berdasarkan :
a. Jenis Pekerjaan
Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus
dilakukan oleh suatu satuan organisasi.
Sifat Pekerjaan
Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam
penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut
misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan yang
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
Ruang Lingkup Administrasi Pegawai 13
harus dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam
kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumah rumah sakit
pemerintah.
b. Perkiraan Beban Kerja
Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam
jangka waktu tertentu.
c. Perkiraan Kapasitas Pegawai
Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk
menyelesaikan suatu jenis pekerjaan
d. Analisis Jabatan
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis
jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi
pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi
mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi
tentang jabatan.
e. Prinsip pelaksanaan pekerjaan
Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam
menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan
membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus
dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan,
maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu,
3. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan Sumber Daya Manusia merupakan fungsi yang pertamatama
harus dilaksanakan dalam organisasi. Perencanaan SDM adalah
langkah–langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin
bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk
menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat
pada waktu yang tepat. Hani Handoko (2010:53) mengemukakan
bahwa Perencanaan Sumberdaya Manusia merupakan serangkaian
kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan.
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
14 Ruang Lingkup Administrasi Pegawai
Perencanaan sumber daya manusia dicirikan oleh keterkaitan utama
antara perencanaan strategis dan manajemen sumber daya manusia.
Perencanaan SDM merupakan proses pengambilan keputusan dalam
menyewa dan menempatkan staf dalam perusahaan. Perencanaan
SDM merupakan langkah awal dalam menyiapkan SDM yang
berkompeten sesuai bidangnya sehingga efisiensi dan efektifitas kerja
dapat terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai. Salah satu
definisi klasik tentang perencanaan Manfaat Perencanaan Sumber
Daya Manusia
Manfaat Perencanaan Sumber daya manusia, antara lain:
a. Dengan perencanaan tenaga kerja diharapkan dapat memberikan
beberapa manfaat baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan,
diantaranya perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia
yang ada dalam perusahaan secara lebih baik. Inventarisasi tersebut
antara lain meliputi:
1) Jumlah karyawan yang ada
2) Berbagai kualifikasinya
3) Masa kerja masing-masing karyawan
4) Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan formal
maupun program pelatihan kerja yang pernah diikuti.
b. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektivitas kerja
juga dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada
telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan
program ckerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusia
dalam perusahaan
Berdasarkan hal-hal tersebut, dapat diketahui manfaat dari
perancanaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan sebagai
sesuatu yang sangat penting, demi kelancaran dan tercapainya tujuan dari
perusahaan (M. Yani, 2012:42-45). Pengadaan tenaga kerja dimaksudkan
untuk memperoleh jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
Ruang Lingkup Administrasi Pegawai 15
D. AktivitasPembelajaran
Aktivitas :Diskusi
1. Buatlah kelompok kerja yang beranggotakan 4 – 5 orang secara acak.
2. Carilah di internet peraturan-peraturan pemerintah yang dapat dijadikan
acuan untuk melakukan perencanaan kebutuhan pegawai.
3. Analisislah peraturan-peraturan pemerintah tersebut dan buatlah
kesimpulannya.
E. Latihan/Kasus/Tugas
Buatla kelompok 4 atau 5 orang dan diskusikanlah tentang pentingnya
analisis kebutuhan pegawai.
F. Rangkuman
1. Definisi Analisis Kebutuhan Pegawai dan Formasi Pegawai
Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logis,
teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas
pegawai yang diperlukan.
Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam
suatu satuan organisasi untuk mampu melaksanakan tugas pokok
dalam jangka waktu tertentu.
2. Prinsip dan Sistem Penyusunan Formasi
Prinsip-prinsip dalam penyusunan formasi adalah sebagai berikut:
a. setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya.
b. setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi
atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang
lowong.
c. selama beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai
tidak berubah.
tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. Sedangkan system
ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan jumlah dan
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
16 Ruang Lingkup Administrasi Pegawai
kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang
dibebankan kepada suatu organisasi
3. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan Sumberdaya Manusia menurut Hani Handoko
(2010:53)merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk
mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada
organisasi di waktu yang akan datang. Manfaat Perencanaan Sumber
Daya Manusia
a. Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam
perusahaan secara lebih baik.
b. Meningkatkan efektivitas kerja apabila sumber daya manusia yang ada
telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
G. Umpan Balik dan Tindak Lanjut
Cocokkan jawaban Anda dengan kunci jawaban tes formatif yang ada di
bagian akhir modul ini. Ukurlah tingkat penguasaan materi Kegiatan
Pembelajaran 3 dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
Arti tingkat penguasaan yang diperoleh adalah :
Baik Sekali : 90 – 100% cukup 70 – 79%
Baik : 80 – 89% Kurang 60 – 69 %
Bila tingkat penguasaan mencapai 80% ke atas, silahkan Anda melanjutkan
ke Kegiatan Pembelajaran 4. Akan tetapi jika tingkat penguasaan dibawah
80%, Anda harus kembali mempelajari Kegiatan Pembelajaran 3 terutama
pada materi yang belum dikuasai.
Kunci Jawaban
Pentingnya analisis jabatan adalah untuk mengetahui jabatan yang ada,jabatan
yang kosong pejabatnya, jumlah pegawai yang diperlukan, kualifikasi yang
diperlukan.
Tingkat penguasaan = (Jumlah jawaban benar : 15) x 100%
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
Ruang Lingkup Administrasi Pegawai 17
4. Memproses Pengadaan Pegawai
A. Tujuan
Setelah selesai mengikuti Kegiatan tentang Memproses Pengadaan
Pegawai ini, diharapkan peserta pelatihan dapat :
1. Memahami definisi pengadaan pegawai (rekrutmen) dengan baik.
2. Mendeskripsikan tujuan rekrutmen dengan jelas.
3. Menguraikan prinsip-prinsip rekrutmen dengan baik dan benar.
5. Mengurutkan proses dan tahapan seleksi secara rinci.
6. Menganalisis sistem seleksi yang efektif dengan cermat.
7. Menyebutkan jenis-jenis seleksi dengan lengkap.
B. Indikator Pencapaian Kompetensi
1. Memahami definisi pengadaan pegawai (rekrutmen).
2. Mendeskripsikan tujuan rekrutmen.
3. Mengurutkan proses dan tahapan seleksi.
4. Menganalisis sistem seleksi yang efektif.
5. Menyebutkan jenis-jenis seleksi.
6. Menjelaskan peranan rekrutmen dan seleksi.
C. Uraian Materi
1. Pengertian dan Tujuan Pengadaan Pegawai (Rekrutmen)
Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan
diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di harapkan dapat
melaksanakan tugas dengan baik
Rekrutmen adalah serangkaian kegiatan yang dimulai ketika sebuah
perusahaan atau organisasi memerlukan tenaga kerja dan membuka
lowongan sampai mendapatkan calon karyawan Sebelum mencari
pegawai baru ada beberapa hal yang harus diperhatikan baik untuk
instansi pemerintah, maupun swasta, hal ini meliputi; prinsip-prinsip
penyusunan formasi, sistem penyusunan formasi, analisa jabatan,
sampai pada anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu harus
dicermati dengan baik.
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
18 Ruang Lingkup Administrasi Pegawai
2. Prinsip-Prinsip Pengadaan Pegawai (Rekrutmen)
a. Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan,
b. Biaya yang diperlukan diminimalkan.
c. Flexibility.
3. Pengertian, Proses, dan Tahapan Seleksi
Proses seleksi adalah langkah-langkah yang harus dilalui oleh para
pelamar. Proses ini berbeda antara satu perusahaan dengan
perusahaan lainnya. Proses tersebut pada umumnya meliputi evaluasi
persyaratan, testing, Wawancara, ujian fisik.
Jenis-Jenis Seleksi
a. Seleksi Administrasi
Yaitu seleksi berupa surat-surat yang dimiliki pelamar untuk
menentukan apakah sudah sesuai dengan persyaratan yang
diminta organisasi perusahaan, antara lain:
1). Ijazah
2). Riwayat hidup
3). Domisili/keberadaan status yang bersangkutan
4). Surat Lamaran
5). Sertifikat keahlian misalnya: komputer
6). Pas foto
7). Copy Identitas (KTP. Pasport, SIM, dan lain-Iain)
8). Jenis kelamin
9). StatusPerkawinan
10). Surat Keterangan kesehatan dari dokter
11). Akte Kelahiran
b. Seleksi secara tertulis, terdiri dari:
1). Tes kecerdasan (Intelegensi test)
2). Tes kepribadian (Personal test)
3). Tes bakat (Aptitude test)
4). Tes minat (Interest test)
5). Tes prestasi (Achievment test)
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
Ruang Lingkup Administrasi Pegawai 19
c. Seleksi tidak tertulis terdiri dari:
1). Wawancara
2). Praktek
3). Kesehatan/Medis
4. Peranan Rekrutmen Dan Seleksi
Rekrutmen dan seleksi mempunyai peranan strategis dalam
mempersiapkan dan menyediakan sumber daya manusia yang sesuai
dengan kebutuhan pekerjaan sebagaimana ditetapkan dalam analisis
pekerjaan khususnya deskripsi dan spesifikasi.
Pelaksanaan fungsi rekrutmen dan seleksi sepenuhnya adalah
tanggung jawab dari departemen SDM dalam suatu perusahaan secara
manajerial. pelaksanaan berbagai tes yang belum tentu dimiliki oleh
suatu perusahaan.
D. Aktivitas Pembelajaran
Aktivitas : Tugas
1. Buatlah kelompok kerja yang beranggotakan 4 – 5 orang secara acak.
2. Bersama kelompok Anda kerjakanlah tugas di bawah ini :
Sebuah perusahaan yang baru berdiri, tengah melakukan rekrutmen
terhadap beberapa orang pegawai untuk ditempatkan di bagian
administrasi.
3. Tentukanlah persyaratan-persyaratan apa saja yang memenuhi
kualifikasi yang tepat .
4. Bersama kelompok Anda presentasikanlah tugas kelompok tersebut
dengan metode Rolle Play.
5. Buatlah kesimpulan dari materi tersebut.
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
20 Ruang Lingkup Administrasi Pegawai
E. Latihan/Kasus/Tugas
Latihan Soal 1 : Pilihan Ganda
1. Serangkaian kegiatan yang dimulai ketika sebuah perusahaan atau organisasi
memerlukan tenaga kerja dan membuka lowongan sampai mendapatkan calon
karyawan yang diinginkan/kualified sesuai dengan jabatan atau lowongan yang
ada, dinamakan ….
a. Mutasi
b. Disposisi
c. Formasi
d. Rekrutmen
e. Lamaran
2. Pernyataan yang kurang tepat dari tujuan rekrutmen berikut ini adalah ….
a. menerima pelamar sebanyak-banyaknya sesuai dengan kualifikasi yang
dibutuhkan
b. untuk menjaring calon pegawai yang berpendidikan tinggi
c. menerima pelamar sebanyak-banyaknya dari berbagai sumber
d. menerima pelamar sebanyak-banyaknya untuk menjaring calon pegawai
yang berkualitas tinggi
e. menerima pelamar sebanyak-banyaknya untuk menjaring calon pegawai
yang terbaik
3. Dalam prosedur rekrutmen, setelah mengadakan seleksi pegawai, langkah
selanjutnya adalah ….
a. Membuat analisis pekerjaan
b. Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai
c. Memanggil calon pegawai yang lulus
d. Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai
e. Menerima surat lamaran pekerjaan
4. Dalam prosedur rekrutmen, setelah memanggil calon pegawai yang lulus,
langkah selanjutnya adalah ….
a. Menerima surat lamaran pekerjaan
b. Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai
c. Mengikutsertakan calon pegawai dalam orientasi masa percobaan
d. Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian
e. Membuat analisis pekerjaan
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
Ruang Lingkup Administrasi Pegawai 21
5. Dalam prosedur rekrutmen, sebelum mengadakan seleksi pegawai, langkah
sebelumnya yang harus dilakukan adalah ….
a. Menyiapkan segala perangkat seleksi
b. Menerima surat lamaran pekerjaan
c. Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian
d. Membuat analisis pekerjaan
e. Memanggil calon pegawai yang lulus
6. Salah satu prinsip dalam pengadaan pegawai/perekrutan adalah mengenai
mutu pegawai, yaitu ….
a. Calon pegawai yang dibutuhkan sudah pasti memiliki mutu yang sesuai
b. Mutu pegawai yang dibutuhkan tidak perlu sesuai dengan standar
perusahaan
c. Calon pegawai yang dibutuhkan memiliki mutu yang berbeda-beda
d. Mutu pegawai yang dibutuhkan harus memenuhi standar pribadi
e. Mutu pegawai yang dibutuhkan harus sesuai dengan kebutuhan yang
diperlukan oleh perusahaan
7. Berikut ini yang tidak termasuk sumber pengadaan pegawai yang berasal
dari eksternal perusahaan adalah …
a. Rekomendasi dari karyawan
b. Perbantuan pekerja
c. Pengiklanan
d. Agen-agen keamanan tenaga kerja negara
e. Agen-agen penempatan tenaga kerja
8. Kegiatan dalam manajemen SDM yang dilakukan setelah proses rekrutmen
selesai dilaksanakan adalah …
a. Seleksi
b. Mutasi
c. Disposisi
d. Formasi
e. Rehabilitasi
9. Berikut ini yang termasuk kedalam kelengkapan administrasi dalam proses
seleksi adalah ….
a. Tes kecerdasan
b. Tes kepribadian
c. Daftar riwayat hidup
d. Wawancara
e. Praktek
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
22 Ruang Lingkup Administrasi Pegawai
10. Kedua kegiatan yang dapat mencegah suatu organisasi mengalami surplus
pegawai adalah ….
a. Formasi dan seleksi
b. Seleksi dan lamaran
c. Seleksi dan rekrutmen
d. Formasi dan rekrutmen
e. Lamaran dan rekrutmen
F. Rangkuman
1. Pengertian dan Tujuan Pengadaan Pegawai (Rekrutmen)
Rekrutmen adalah serangkaian kegiatan yang dimulai ketika sebuah
perusahaan atau organisasi memerlukan tenaga kerja dan membuka
lowongan sampai mendapatkan calon karyawan yang diinginkan
/kualified sesuai dengan jabatan atau lowongan yang ada. tujuan
rekrutmen adalah menerima pelamar sebanyak-banyaknya sesuai
dengan kualifikasi kebutuhan perusahaan dari berbagai sumber,
sehingga memungkinkan akan terjaring calon karyawan dengan kualitas
tertinggi dari yang terbaik.
2. Prosedur Pengadaan Pegawai (Rekrutmen)
Prosedur pengadaan pegawai adalah sebagai berikut:
1) Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian;
2) Menentukan penarikan pegawai;
3) Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan,
gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan;
4) Penerimaan surat lamaran pekerjaan;
5) Menyiapkan segala perangkat seleksi;
6) Mengadakan seleksi pegawai;
7) Memanggil calon pegawai yang lulus dan mengangkatnya dengan
Surat Keputusan;
8) Mengikutsertakan calon pegawai dalam orientasi masa percobaan;
9) Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus
pegawai tetap dan menempatkan pegawai;
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
Ruang Lingkup Administrasi Pegawai 23
10) Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai.
3. Proses dan Sumber Pengadaan Pegawai (Rekrutmen)
Adapun sumber-sumbernya adalah sebagai berikut :
a. Dari sumber internal perusahaan, melalui :
1). Penawaran terbuka untuk suatujabatan
2). Perbantuan pekerja
b. Dari sumber ekstemal di dalam negeri, melalui:
1). Pelamar langsung
2). Rekomendasi dari karyawan
3). Pengiklanan
4. Pengertian, Proses, dan Tahapan Seleksi
Seleksi adalah kegiatan dalam manajemen SDM yang dilakukan
setelah proses rekrutmen selesai dilaksanakan. Proses seleksi adalah
langkah-langkah yang harus dilalui oleh para pelamar sampai akhirnya
memperoleh keputusan ia diterima atau ditolak sebagai Karyawan baru.
5. Jenis-Jenis Seleksi
a. Seleksi Administrasi
Administrasi yang diperlukan sebagai berikut :
Ijazah, Riwayat hidup,Surat Lamaran. Sertifikat keahlian
misalnya: komputer,Pas foto,Copy Domisili/keberadaan status
yang bersangkutan, Identitas (KTP. Pasport,
SIM,),Pengalamankerja,Umur,Jenis ,kelamin,Surat Keterangan
kesehatan dari dokter, Akte Kelahiran.
b. Seleksi secara tertulis, terdiri dari:
1). Tes kecerdasan (Intelegensi test)
2). Tes kepribadian (Personal test)
3). Tes bakat (Aptitude test)
4). Tes minat (Interest test)
5). Tes prestasi (Achievment test)
Guru Pembelajar
Moda dalam Jejaring
24 Ruang Lingkup Administrasi Pegawai
c. Seleksi tidak tertulis terdiri dari:
1). Wawancara
2). Praktek
3). Kesehatan/Medis
Peranan Rekrutmen Dan Seleksi
Penataan seleksi dan rekrutmen yang lebih baik juga mempunyai
dampak yang besar terhadap pelaksanaan fungsi-fungsi SDM lainnya,
seperti orientasi dan penempatan, latihan dan pengembangan,
perencanaan dan pengembangan karier, evaluasi kinerja, kompensasi.
G. Umpan Balik dan Tindak Lanjut
Cocokkan jawaban Anda dengan kunci jawaban tes formatif yang ada di
bagian akhir modul ini. Ukurlah tingkat penguasaan materi Kegiatan
Pembelajaran 4 dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
Arti tingkat penguasaan yang diperoleh adalah :
Baik Sekali : 90 – 100% Cukup. 70 - 79
Baik : 80 – 89% Kurang 60 - 69
Bila tingkat penguasaan mencapai 80% ke atas, silahkan Anda melanjutkan
ke Kegiatan Pembelajaran 5. Akan tetapi jika tingkat penguasaan dibawah
80%, Anda harus kembali mempelajari Kegiatan Pembelajaran 4 terutama
pada materi yang belum dikuasai.
H. Kunci Jawaban
Latihan Soal 1 : Pilihan Ganda
1. D 2. B. 3.C. 4.C. 5.A. 6. E. 7. B. 8. B. 9. 10.D